Sosiaali- ja terveysviraston keskusarkisto sijaitsee Kivikossa.
Kivikossa sijaitsevaa, alkuvaiheessa päätearkisto-nimellä kutsuttua rakennusta alettiin suunnitella vuonna 2011. Rakennustyöt pääsivät alkuun vuonna 2012 ja jo keväällä 2014 rakennus oli valmis.
”Viime kesänä aloitimme terveydenhuollon asiakirjojen siirtämisen pääosin arkistopalvelut -yksikön hallinnassa olevista arkistotiloista eri toimipisteistä, ja vähitellen käynnistyy potilastietojen siirto ydintoiminnoista keskusarkistoon”, sanoo arkistopäällikkö Marja-Liisa Korteniemi.
Korteniemi kertoo, että jo 2000-luvun alkuvuosina kävi selväksi, että käytössä olevat tilat olivat riittämättömät terveydenhuollon arkiston materiaalille ja että uusi tila olisi tarpeen. Vanhat tilat olivat myös monelta osin arkistointiin ja työtiloiksi sopimattomat. Esimerkiksi aiemmin Kallion virastotalon pohjakerroksessa sijainneessa avoterveydenhuollon päätearkistossa ja Toisella linjalla vuokratiloissa sijainneessa hallinnon asiakirjojen arkistossa oli osa pitkään säilytettävistä potilas- ja hallinnon asiakirjoista vahingoittunut vesivahinkojen seurauksena. Kauan etsittiin ja toivottiin sopivaa tilaa ja kun kaupungin omista kiinteistöistä ei sellaista löytänyt, päätettiin rakentaa toiminnalle uusi, oma rakennus.
”Näin saatoimme yhdistää hajallaan olevat nk. päätearkistot yhteen paikkaan ja tehostaa toimintaamme”, Korteniemi kertaa. Hän antaa kiitosta muiden mukana erityisesti entiselle virastopäällikölle Matti Toivolalle, joka sinnikkäästi vei asiaa eteenpäin keskushallinnossa.
Nyt terveydenhuollon keskusarkisto on sijoitettu Korteniemen mukaan järkevästi yhteen paikkaan, mistä syntyy selkeitä synergiaetuja ja tehokkuutta toimintaan. Henkilöstöä Kivikossa on kahdeksan työntekijän verran. Toki Kalliossakin on edelleen arkistopalvelujen työntekijöitä, sosiaalihuollon keskusarkisto kun säilyy siellä edelleen.
Paperiarkistot säilyvät vielä pitkään
Vaikka uudet sähköiset asiakas-ja potilastietojärjestelmät ja sähköiset arkistot tekevät yhä enemmän lähivuosina tuloaan, tarvitaan paperimuodossa olevien asiakirjojen arkistoja edelleen. Nykyisen potilasasiakirja-asetuksen mukaan potilastietoja pitää säilyttää pääsääntöisesti 12 vuotta henkilön kuoleman jälkeen. Näin ollen jokaisen sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa hoidetun henkilön potilaspaperit siirtyvät aikanaan Kivikon uuteen keskusarkistoon.
Auroran, Haartmanin, Herttoniemen, Laakson ja Malmin sairaaloissa on kussakin omat lähiarkistonsa, joissa toiminnasta vastaa arkistopalvelut -yksikön henkilökunta. Herttoniemen arkiston aineisto siirretään tammikuussa 2015 kokonaisuudessaan Kivikon keskusarkistoon toiminnan supistuessa Herttoniemessä.
Ydintoiminnan yksikköjenkin tehtäviin kuuluu edelleen paperimuotoisten asiakirjojen säilytystä. Marja-Liisa Korteniemen mukaan tulevaisuudessa säilytysaika ydintoiminnoissa voi lyhentyä entisestään, kun asiakirjat on mahdollista siirtää keskusarkistoon käyttötarpeen päätyttyä ydintoiminnan yksikössä. Näin ydintoiminnoille jää enemmän aikaa ja tilaa omaan toimintaansa, kun asiakirjahallinnon ammattilaisilla voi olla vastuuta asiakirjojen käsittelystä asiakirjaprosessien nykyistä aikaisemmassa vaiheessa.
Arkistopäälikkö Marja-Liisa Korteniemi.
Marja-Liisa Korteniemi kertoo, että arkistotoiminta on ollut jo vuosien ajan murroksessa, kun asianhallintaa ja arkistointia koskevia säädöksiä ja ohjeita on uudistettu sekä kaupunkikonsernin että valtakunnan tasolla. Osittain tämä liittyy sähköisen asianhallinnan lisääntymiseen ja sähköisten arkistojen käyttöönottoon.
Korteniemi iloitsee, että arkistopalvelut voi nyt uuden keskusarkistorakennuksen ja sen myötä tapahtuneiden muutosten jälkeen keskittyä arkistoinnin ohjaukseen ja neuvontaan sekä yhteisten prosessien ja asiakirjojen käsittelyssä ja arkistoinnissa käyttöönotettavien uusien toimintatapojen kehittämiseen yhteistyössä ydintoimintojen kanssa.
Teksti: Nina Björklund
Kuvat NB ja kiinteistövirasto